在現(xiàn)代管理術(shù)語(yǔ)中，“精益”一詞最早由麻省理工學(xué)院的約翰·克拉夫西克（John Krafcik）提出，但最初的精益模型是由豐田公司的大野耐一（Taiichi Ohno）在20世紀(jì)50年代初首次開發(fā)的。這些概念經(jīng)過(guò)多年的磨練，也被稱為豐田生產(chǎn)系統(tǒng)。

長(zhǎng)期以來(lái)，日本以外的制造商對(duì)日本以低成本生產(chǎn)高質(zhì)量汽車的訣竅感到困惑。其他玩家花了一段時(shí)間才領(lǐng)會(huì)到這種精打細(xì)算的手法，并從中獲益。

雖然精益方法最初是為工廠車間開發(fā)的，但在精益生產(chǎn)中使用的許多精益方法直接適用于辦公環(huán)境。通過(guò)引入精益生產(chǎn)的原則，可以適應(yīng)辦公室需求，也可以改善辦公室運(yùn)營(yíng)。這是因?yàn)檗k公室在時(shí)間和人力上造成了同樣多的浪費(fèi)。

要在辦公流程中實(shí)施精益原則，必須消除浪費(fèi)。從精益的角度來(lái)看，浪費(fèi)可以定義為任何不直接增加或支持利益相關(guān)者價(jià)值創(chuàng)造的東西。

精簡(jiǎn)的辦公室會(huì)帶來(lái)很多好處。在市場(chǎng)中，客戶是國(guó)王，精益辦公提供更大的靈活性、更少的故障和更快的服務(wù)，所有這些都會(huì)讓客戶更加滿意。

在工廠和辦公環(huán)境中應(yīng)用精益有很多不同。在制造車間，大多數(shù)價(jià)值創(chuàng)造都是由機(jī)器完成的，并且有一個(gè)從機(jī)器到下一個(gè)的物料流。在辦公室里，大多數(shù)價(jià)值創(chuàng)造都是由人來(lái)完成的，信息從一個(gè)人流向另一個(gè)人。但人與機(jī)器不同。

盡管人比機(jī)器更靈活，但他們比機(jī)器更難改變。對(duì)于人員來(lái)說(shuō)，精益辦公室需要有效的領(lǐng)導(dǎo)才能取得成功。因此，精益辦公室背后的概念保持不變，其執(zhí)行必須適應(yīng)人類勞動(dòng)力的需求。