該計劃包括四個階段：計劃、執(zhí)行、檢查和行動，并進一步細分為 12 個步驟：

1. 選擇項目

2. 解釋原因

3. 設定目標

4. 準備行動計劃

5. 收集數據

6. 分析事實

7. 制定解決方案

8. 測試解決方案

9. 確保目標得到滿足

10. 實施解決方案

11. 監(jiān)控解決方案

12 .連續(xù)的提高

在組織內部，一種常見但沒有成效的運作方式依賴于損害限制來撲滅隱喻之火。此外，它通常沒有重點，無法有效地尋找解決方案，也沒有衡量成功程度的綜合系統(tǒng)。

Kaizen尋求通過以下方式改進這種通用方法：

采用結構化方法來定義問題

優(yōu)先考慮計劃時間

招募最合適的人來監(jiān)督挑戰(zhàn)

測試和監(jiān)控完全優(yōu)化的系統(tǒng)。

結構化的改善方法從項目選擇開始。在這里，變革推動者必須能夠識別表明標準低于標準的標志。然后必須制定一個客觀的問題陳述，并孤立地陳述事實，而在此階段不嘗試尋找解決方案。

然后設定SMART目標以實現所需的轉變。例如，SMART目標可能是在 2 個月內將生產線上的錯誤數量從 80% 減少到 95%。

目標設定后，流程操作員可以制定包含目標的行動計劃。在這樣做的過程中，操作員接受了指導，以澄清他們自己對項目存在理由的理解。通過指導，還有助于澄清誰需要參與、需要收集哪些數據、每個步驟的時間表以及如何提供任務反饋。這種制定計劃的個人責任旨在讓運營商有一種主人翁意識，并更好地參與項目。

下一步將是啟動項目并開始收集數據。可以從車間參觀、訪談、客戶退貨數據、風險評估、檢查表或機器歷史記錄中收集數據。使用正確的工具來定義問題很重要，否則，無法以適當的解決方案查找相關的形式收集數據。收集的數據可以表示為檢查表、直方圖或散點圖、控制圖、流程圖、因果分析或帕累托分析。

一旦收集并分析了數據，就會使用小組頭腦風暴來找出問題的可能根本原因。然后使用5WHY方法對這些進行優(yōu)先排序和分析。該程序的最終目的是制定對策，這是防止問題再次出現的永久解決方案。

必須優(yōu)先考慮和測試已經制定的對策。任何對策的成功都被認為與實現未來目標的程度成正比。如果達到目標，則采取對策。如果他們還沒有，那么將有必要進一步試驗新的對策。已證明成功的對策被采納為標準程序，然后將圍繞這些對策的培訓需求作為優(yōu)先事項。在此階段，必須通知團隊并更新操作表。

一旦采取了對策，就必須繼續(xù)進行測量，以查看可以進行哪些進一步的改進，并重復該循環(huán)以完善改進。因此，持續(xù)改進的改善循環(huán)永無止境。