1.及時回應(yīng)。

外貿(mào)函電以其快捷、方便的特點被廣泛應(yīng)用于商務(wù)交流中。因此，每當你收到貿(mào)易伙伴的來信時，你應(yīng)該及時回復，并感謝對方的來信。如果對方?jīng)]有在適當?shù)臅r間內(nèi)收到回復，可能會認為你不重視他的業(yè)務(wù)，從而影響雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。

根據(jù)調(diào)查，當客戶在五個小時內(nèi)收到郵件回復時，他們會覺得對方重視他們之間的合作和這筆交易。如果10小時內(nèi)收到郵件回復，你會認為對方可能重視客戶；24小時內(nèi)收到郵件回復，表示客戶沒有被對方遺忘；48小時后收到郵件回復，表示客戶對對方無關(guān)緊要；如果郵件在72小時后沒有回復，潛在客戶將會流失。

2.內(nèi)容適中，主題鮮明突出。

添加電子郵件的主題是電子郵件和傳統(tǒng)信件的主要區(qū)別。信息發(fā)送者在主題欄中用幾句簡短的話概括了整個電子郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡電子郵件的優(yōu)先級，然后分別處理。一般來說，一封電子郵件中只有一個主題，應(yīng)該概述主題。不要使用模棱兩可的標題，這樣收件人就可以一目了然地看到整個電子郵件的主要內(nèi)容。

3.結(jié)構(gòu)清晰明了。

寫信人要把信的要點解釋清楚，每個觀點都要放在一個獨立自然的段落里，每個理由都要解釋清楚，這樣整封信才能形成一個有機的整體，脈絡(luò)清晰，觀點明確，更容易讓收信人理解信的確切含義。因為商務(wù)工作者通常每天都要閱讀大量的信函文件，所以信函必須簡明扼要。不要猶豫，丟棄不符合主題或不利于信件目的的內(nèi)容。因為這些內(nèi)容不僅有助于溝通順暢，還會迷惑觀眾，甚至引起接受者的反感。

4.回復完整有序。

貿(mào)易伙伴的來信不僅要及時回復，而且要完整。比如在客戶詢價中，明確要求你報價，并提供產(chǎn)品參數(shù)、參考、價格、相關(guān)條款等。然后，回信應(yīng)該包含所有需要的信息。如果不能提供，就要說明為什么不能提供，說明什么時候可以提供。此外，如果你伴侶的信中提到了一些私人的事情，你也應(yīng)該在回復中提到，這將有助于你與你的貿(mào)易伙伴建立友誼的橋梁。